WEWENANG, DELEGASI DESENTRALISASI

WEWENANG, DELEGASI DESENTRALISASI






BAB I PENDAHULUAN






A.Latar Belakang






Saat ini penting bagi kita untuk mengetahui lebih jauh tentang wewenang, delegasi dan desentralisasi. Hal ini disebabkan dalam suatu organisasi kita diharuskan untuk beradaptasi dan menghadapi berbagai macam watak dan tingkah laku seseorang. Untuk itu, pemahaman dalam masalah di atas diperlukan untuk menjalin kerjasama dalam menjalankan suatu organisasi secara efektif dan efisien.Terkadang banyak orang salah mengartikan posisi atau jabatannya dalam suatu organisasi yang tentunya dapat merugikan orang lain. Hal ini dapat menimbulkan masalah antar individu ataupun antar organisasi. Tentunya hal tersebut tidak diinginkan oleh kita, sehingga kita dapat mengetahui batasan-batasan yang tidak dapat dilanggar serta cara berkomunikasi dengan baik.Sehingga penyusun menyuguhkan berbagai macam hal dalam berinteraksi dengan orang-orang di dalam suatu organisasi, serta hal-hal seputar wewenang dan kekuasaan yang dimiliki oleh setiap orang atau pemimpin yang tentunya berbeda-beda cakupan luasnya.






B.Perumusan Masalah






1.Di mana letak perbedaan dari wewenang dan kekuasaan?


2.Apa fungsi dari lini dan staf?


3.Mengapa delegasi sangat penting dalam organisasi?


4.Apa yang menyebabkan hambatan dalam melaksanakan delegasi?


5.Bagaimana cara mewujudkan delegasi yang efektif?6.Apa yang dapat mempengaruhi berkembangnya desentralisasi?






BAB II PENJELASAN






A.Wewenang (authority)






Adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Wewenang merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari atasan ke bawahan dalam suatu organisasi.Dua pandangan yang saling berlawanan tentang sumber wewenang, yaitu:






1. Teori formal (pandangan klasik) Wewenang merupakan anugrah, ada karena seseorang diberi atau dilimpahi hal tersebut. Beranggapan bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang tinggi. Jadi pandangan ini menelusuri sumber tertinggi dari wewenang ke atas sampai sumber terakhir, dimana untuk organisasi perusahaan adalah pemilik atau pemegang saham.






2. Teori penerimaan (acceptance theory of authority)Wewenang timbul hanya jika dapat diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan kunci dasar wewenang oleh yang dipengaruhi (influencee) bukan yang mempengaruhi (influencer). Jadi, wewenang tergantung pada penerima (receiver), yang memutuskan untuk menerima atau menolak. Kekuasaan sering dicampur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.






WEWENANG LINI DAN STAF






Lini mempunyai fungsi untuk bertanggung jawab langsung atas tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.Staf adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.


Ada dua tipe staf, yaitu:






1. Staf pribadi (personal staf )


Staf pribadi dibentuk untuk memberikan saran, bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staf pribadi biasa disebut asisten atau asisten staf yang mempunyai banyak tugas untuk atasan dan biasanya generalis.


2. Staf spesialis.


Memberikan saran, konsultasi, bantuan, dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertanggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingkatan bagian, ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.






B.Delegasi






Adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:






1. Adalah proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu pada orang-orang yang melapor kepadanya.






2. Adalah pemberian otoritas atau kekuasaan formal dan tanggungjawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:


· Memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dan bila mereka menangani setiap tugas sendiri


· Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien


· Manajer dapat memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting


· Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan alat untuk belajar dari kesalahan






Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.


Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:






1.Prinsip Skalar


Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui:a.kepada siapa dia dapat mendelegasikanb.siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanyac.kepada siapa dia bertanggungjawabDalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang diperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:a.gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penangung jawabnyab.overlaps, yaitu tanggung jawab untuk satu tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orangc.splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi






2.Prinsip kesatuan perintah (unity of command)


Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.






3.Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas


Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:


a) dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien


b) masing-masing orang dalam organisasi dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif


c) akuntanbilitas penerimaan tanggungjawab dan wewenang






Ada 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:


1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.


2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas.


3. Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.


4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai. Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:


· Manajer memiliki banyak kesempatan untuk mencari dan menerima peningkatan tanggungjawab dari tingkatan manajer yang tinggi


· Memberikan keputusan yang lebih baik


· Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan


· Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif






Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:






♥ Keengganan untuk mendelegasikan wewenang






Penyebab keengganan untuk mendelegasikan wewenang adalah:a.perasaan tidak aman. Manajer enggan mengambil resiko untuk melimpahkan tugas atau mungkin takut kehilangan kekuasaan bila bawahannya terlalu baik melaksanakan tugas.


a) ketidak mampuan manajer. Sebagian manajer bisa sangat tak teratur dalam membuat perencanaan ke depan.


b) ketidak percayaan kepada bawahan


c) manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas


Untuk jangka pendek, ketiadaan keyakinan ini dapat dibenarkan bila bawahan memang tidak memiliki pengetahuan dan keahlian. Untuk jangka panjang, tak ada alasan untuk membenarkan kegagalan melatih bawahan.






♥ Keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang


Penyebab keengganan untuk menerima pendelegasian wewenang adalah:


a) perasaan tidak aman bagi bawahan untuk menghindari tanggungjawab dan resiko.


b) bawahan takut dikritik atau dihukum karena membuat kesalahan.


c) bawahan tidak mendapat cukup rangsangan untuk beban tanggungjawab tambahan.


d) bawahan kurang peracaya diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar






Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:


a) kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.


b) komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.c.meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).






Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif:


1.Tetapkan tujuan.


2.Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.


3.Berikan motivasi kepada bawahan.


4.Meminta penyelesaian kerja.


5.Berikan latihan.


K. Sentralisasi Dan Desentralisasi


Sentralisasi berarti ada pemutusan dalam pendelegasian wewenang pada tingkat atas, sedangkan desentralisasi berhubungan dengan sampai dimana manajer melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, apakah hanya sampai kepala bagian, kepala devisi atau kepala cabang dan lain sebagainya.


Ternyata dengan desentralisasi tugas dan wewenang semua kegiatan dimonitor secara cepat dan tepat. Ada faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi yaitu :


1. Filsafat manajemen


2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi


3. Startegi dan lingkungan organisasi


4. Penyebaran geografis organisasi


5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif


6. Keanekaragaman produk dan jasa


7. Karakteristik organisasi lainnya.


8. Kualitas manajer






Daftar Pustaka


Sumber : www.scribd.com/doc/…/makalah-2-wewenang-delegasi dan desentralisasi

Proses perencanaan

Proses Perencanaan

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukan hal tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.

Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang paling dasar dari semua fungsi-fungsi manajemen yang lain. Semua fungsi manajemen harus berdasarkan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Perencanaan dibuat untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus dilakukan dan siapa yang akan melakukan. Perencanaan ini mengikuti siklus perencanaan yang dimulai dengan menentukan kebutuhan, berakhir dengan kontrol dan monitoring, kemudian kembali lagi pada menentukan kebutuhan.

Alasan penting di dalam pembuatan perencanaan adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah-langkah serta perubahan-perubahan, sehingga kita dapat memfokuskan langkah-langkah kita ke arah sasaran dan target yang sudah ditetapkan sebelumnya. Selain itu untuk memilih alternatif operasi yang ekonomis; serta untuk kepentingan pengawasan.

Proses perencanaan harus memperhatikan empat faktor penting yaitu:

1.      waktu,

2.      pengumpulan dan analisis data,

3.      tingkatan perencanaan

4.      kelenturan atau fleksibilitas.

Pada perencanaan terdapat 2 keuntungan :

1.      Protektif adalah pengurangan kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan

2.      Positif adalah piningkatan kesuksesan dalam tujuan

TINGKATAN PERENCANAAN

I. Perencanaan Strategis

Merefleksikan keputusan-keputusan tentang alokasi sumberdaya, prioritas perusahaan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapaitujuan-tujuan strategis tersebut. Biasanya dibuat oleh Dewan Direksi dan Manager Puncak.

II. Perencanaan Taktis

Perencanaan dengan rentang yang lebih pendek untuk mengimplementasikan aspek-aspek tertentu dari perencanaan strategis perusahaan yang biasanya dibuat oleh Manager Level Menengah Keatas

III. Perencanaan Operasional

Biasanya dibuat oleh manager level menengah kebawah untuk menentukan target2-target jangka pendek: harian, mingguan dan bulanan

PERENCANAAN KONTINENSI DAN MANAJEMEN KRISIS

                  Terkait dengan lingkungan usaha yang sulit diprediksi, dan dapat menyebabkan masalah utama yang tidak diharapkan, perusahaan mengembangkan dua metode perencanaan: 

                        1.   Perencanaan Kontinjensi

      Menghargai kebutuhan untuk menemukan solusi pada masalah tertentu 

                        2.   Manajemen Krisis

Metode-metode organisasi terkait dengan hal-hal yang bersifat darurat

sumber : http://wungkar.wordpress.com/2009/11/13/proses-perencanaan/

PENGORGANISASIAN

 PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian ada 2 pengertian, yaitu :

·         Sebuah organisasi adalah pola hubungan banyak hubungan yang saling terjalin secara simultan yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk mencapaisasaran bersama.

·         Proses manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang baik ada masa kini hingga masa depan.

Teori-teori organisasi :

a. Menurut G. R Terry :

- Pengorganisasian dalam pengertian real (real sense) menunjukkan hubungan antar manusia sebagai akibat organisasi.

- Pengorganisasian dalam pengertian abstrak menunjukkan hubungan antara unit-unit departemen-departemen kerja.

b. Menurut Drs. M. Manullang :

- Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan pembagian       pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk pencapaian tujuan.

-  Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan
bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.

c. Menurut Drs. Soekarno K. :

- Organisasi sebagai alat manajemen adalah wadah, tempat manajemen, sehingga
memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajer dapat bergerak. Jadi, sama dengan organisasi dalam arti statis.

-   Organisasi sebagai fungsi manajemen (organisasi dalam pengertian dinamis) adalah
organisasi yang memberikan kemungkinan bagi manajemen dapat bergerak dalam batas tertentu. Organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi itu mengadakan pembagian pekerjaan.

d. Menurut Koontz & O’Donnel

- Fungsi pengorganisasian manajer meliputi penentuan penggolongan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan perusahaan, pengelompokkan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manajer,serta melimpahkan wewenang untuk melakukannya.

e. Menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian :

-   Organisasi ialah suatu bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
bersama serta secara formal terikat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan dan dalam ikatan itu terdapat seorang atau sekelompok orang yang disebut bawahan.

f. Menurut James D. Mooney :

- Organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

g. Menurut Chester I. Barnard :

 -  Organisasi adalah suatu sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

h. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudiro :

 - Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu untuk bersamasama mencapai suatu tujuan tertentu.

Aspek-aspek penting dari definisi-definisi di atas adalah :

1. Adanya kelompok orang yang bekerja sama.

2. Adanya tujuan tertentu yang akan dicapai

3. Adanya pekerjaan yang akan dikerjakan

4. Adanya penetapan dan pengelompokkan pekerjaan

5. Adanya wewenang dan tanggung jawab

6. Adanya pendelegasian wewenang

7. Adanya hubungan (relationship) satu sama lain

8. Adanya penempatan orang-orang yang akan melakukan pekerjaan

9. Adanya tata tertib yang harus ditaati.

Macam-macam organisasi :

a. Berdasarkan proses pembentukannya :

1. Organisasi formal :

Organisasi yang dibentuk secara sadar dengan tujuan-tujuan tertentu, yang diatur dengan ketentuan-ketentuan formal (misalnya : AD, ART dan peraturan tertulis).

2. Organisasi informal :

Organisasi yang terbentuk tanpa disadari sepenuhnya, dengan tujuan yang juga tidak sepenuhnya disadari karena terjalin lewat hubungan-hubungan pribadi yang tidak tertulis.

b. Berdasarkan kaitannya dengan pemerintah :

1. Organisasi resmi

organisasi yang dibentuk oleh (atau ada hubungannya dengan) pemerintah, misalnya jawatan, lembaga pemerintah, perusahaan negara, dll.

2. Organisasi tidak resmi

organisasi yang tidak ada hubungannya dengan pemerintah, misalnya organisasi swasta.

c. Berdasarkan skala (ukuran) :

1. Organisasi besar

2. Organisasi sedang (menengah)

3. Organisasi kecil

d. Berdasarkan tujuan :

            1. Public organization (organisasi pelayanan), organisasi sosial yang tujuan utamanya untuk melayani kepentingan umum, tanpa perhitungan untung-rugi; tujuannya adalah layanan dan bukan laba. Misalnya pemerintah, yayasan, dll.

            2. komersil (mendapatkan laba)dan semua tindakannya selalu bermotifkan laba (profit motive).

e. Berdasarkan organization chart (bagan organisasi) :

1. Berbentuk segitiga vertikal, pada bagan organisasi ini, manajemen puncak terdapat pada puncak segitiga, semakin dekat ke puncak segitiga, jabatan semakin tinggi dan sebaliknya. Bagan organisasi ini semakin ke bawah semakin melebar.

2. Berbentuk segitiga horisontal dari kiri ke kanan, manajemen puncak terdapat pada sebelah kiri dan cara membacanya dari kiri ke kanan. Bagan ini melebar ke kanan, berarti posisi yang paling kanan adalah kedudukan yang paling rendah.

3. Berbentuk lingkaran (circulair), menurut bagan ini puncak manajemen terdapat pada pusat lingkaran; semakin dekat posisi jabatan ke pusat lingkaran, semakin penting fungsinya.

Struktur departemen organisasi secara formal dapat dilakukan dengan tiga cara pokok :

1. Departementasi Fungsional, organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departemen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit.

2. Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisnis terpisah; mungkin ditujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik.

3. Organisasi proyek dan matriks, struktur sebuah organisasi yang di dalamnya setiap
karyawan melapor kepada manajer fungsional atau manajer divisi.

Sumber : http://wahyu410.wordpress.com/

                http://wikipedia.com/

PENGAWASAN

PENGAWASAN

           Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian atau Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

(a) penetapan standar pelaksanaan

(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c)pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-Penyimpangan.

(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

Fungsi Pengawasan:

Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.

TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN

1. Tahap Penetapan Standar Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :

a. standar phisik

b. standar moneter

c. standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

BENTUK-BENTUK PENGAWASAN

1.      Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)

Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.

2.      Pengawasan Concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.

3.      Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

METODE-METODE PENGAWASAN

Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif

a.       Pengawasan Non-kuantitatif

b.      Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering  digunakan adalah:

1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.

2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.

3) Laporan lisan dan tertulis, Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yg dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.

5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis  dan dipecahkan bersama.

6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin

b. Pengawasan Kuantitatif

Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:

1) Anggaran - anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas - anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )

2) Audit- Internal Audit Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.

Sumber : http://wahyu410.wordpress.com/

                http://wikipedia.com/

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (Motivasi)

 

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (Motivasi)

Motivasi
      Adalah pemberian daya perangsang atau kegairahan kerja kepada pegawai, agar bekerja dengan segala daya upayanya.

Teori-teori motivasi :
      a. Teori motivasi klasik
Teori motivasi Frederik Winslow Taylor, dinamakan teori motivasi klasik karena ia memandang motivasi para pekerja hanya dari sudut pemenuhan kebutuhan biologis saja. Kebutuhan biologis tersebut dipenuhi melalui gaji/upah yang diberikan, baik berupa uang ataupun barang sebagai imbalan dari prestasi yang telah diberikannya. Dengan demikian teori ini beranggapan bahwa jika gaji pekerja ditingkatkan maka dengan sendirinya ia akan lebih bergairah bekerja.
 
       b. Teori motivasi Abraham H. Maslow
Seseorang bekerja karena adanya dorongan untuk memenuhi bermacam-macam kebutuhan. Maslow berpendapat, kebutuhan seseorang berjenjang, artinya bila kebutuhan pertama telah terpenuhi, maka kebutuhan tingkat dua menjadi utama, begitu seterusnya.
Kebutuhan manusia berjenjang, yakni :

        c. Teori motivasi dua faktor dari Frederick Herzberg
ia beranggapan bahwa orang dalam melaksanakan pekerjaannya dipengaruhi oleh dua faktor yang merupakan kebutuhan, yaitu :
             1. Maintenance factors (faktor-faktor pemeliharaan), merupakan kebutuhan yang berlangsung terus-menerus, karena kebutuhan ini akan kembali pada titik nol setelah dipenuhi.
             2. Motivation factors (faktor-faktor motivasi), menyangkut kebutuhan psikologis seseorang, faktor motivasi ini berhubungan dengan penghargaan terhadap pribadi yang secara langsung berkaitan dengan pekerjaan.

         d. Teori motivasi Human Relations
Teori ini mengutamakan hubungan seseorang dengan lingkungannya. Dikatakan bahwa seseorang akan berprestasi, bila diterima dan diakui dalam lingkungannya. 
Pemuas Kebutuhan
1. Physiological needs
2. Security of Safety
3. Affiliation or Acceptance
4. Esteem or Status Needs Tingkatan Kebutuhan
5. Self Actualization
 
         e. Teori motivasi Claude S. George
Teori ini menyatakan bahwa seseorang mempunyai kebutuhan yang berhubungan dengan tempat dan suasana di lingkungan ia bekerja. Antara lain :
               1. Upah yang layak
               2. Kesempatan untuk maju
               3. Pengakuan sebagai individu
               4. Keamanan kerja
               5. Tempat kerja yang baik
               6. Penerimaan olek kelompok
               7. Perlakuan yang wajar
               8. Pengakuan atas prestasi

Sumber : http://wahyu410.wordpress.com/

                http://wikipedia.com/

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (Komunikasi)

PENGARAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI (Komunikasi)

          Pengarahan dan pengembangan organisasi dalam berkomunikasi merupakan hal yang saling berkaitan karena dalam mengarahkan dan mengembangkan organisasi sangat di butuhkannya komunikasi yang baik untuk membantu kelancaran kegiatan organisasi. Komunikasi merupakan hal penting dalam manajemen untuk menyampaikan perintah, informasi, berita, laporan maupun dalam hal menjalin hubungan antara seseorang dengan orang lain.

Proses Komunikasi
1. Komunikator (giver) mempunyai ide yang merangsangnya/stimulus untuk disampaikan kepada komunikan (receiver).
2. Ide dialihkan ke dalam lambang-lambang komunikasi
3. Lambang/simbol tersebut dikeluarkan melalui saluran
4. Simbol komunikasi dipersepsi, ditafsirkan, jika dimengerti, maka
5. Terjadi action/feed back/kelakuan dan timbullah interaksi.

Hambatan komunikasi
1. Hambatan sistematis adalah hambatan bahasa yang disebabkan kata-kata atau kalimat yang dipergunakan yang artinya bermacam-macam.

2. Hambatan teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh alat-alat teknis yang dipergunakan kurang baik/rusak, misalnya mikropon kurang baik, telepon kurang baik dll.

3. Hambatan biologis adalah hambatan yang ditimbulkan oleh kurang baiknya pendengaran/ucapan komunikator, misalnya tuli, gagu.

4. Hambatan physiologis adalah hambatan kejiwaan yang disebabkan oleh perbedaan status, keadaan. Misalnya mahasiswa yang sedang ujian sidang.

5. Hambatan persepsi adalah hambatan yang disebabkan kurang mampunya penangkapan, daya nalar komunikan dll, sehingga ia menafsirkan isi pesan berbeda dengan apa yang dimaksudkan oleh komunikator.

Sumber : http://wahyu410.wordpress.com/

                http://wikipedia.com/

Pengarahan Dan Pengembangan Organisasi (Kepemimpinan)

Pengarahan Dan Pengembangan Organisasi (Kepemimpinan)






1. Pengertian Kepemimpinan


Dari akar kata “pimpin” kita mengenal kata “pemimpin” dan “kepemimpinan”. Dalam Ensiklopedi Umum, halaman 549 kata “kepemimpinan” ditafsirkan sebagai hubungan yang erat antara seorang dan sekelompok manusia karena adanya kepentingan bersama; hubungan Itu ditandai oleh tingkah laku yang tertuju dan terbimbing dari manusla yang seorang itu. Manusia atau orang ini biasanya disebut yang memimpin atau pemimpin, sedangkan kelompok manusia yang mengikutinya disebut yang dipimpin.


Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language/ kata


leadership adalah the position or guidance of a leader atau “ the ability


to lead”, dan kata leader adalah “a person or thing that leades;


directing, commanding, or guiding head, as a group or activity” .


Dalam buku psikologi antara lain dikatakan bahwa “leadership is a relation of an individual to a group, established in the interests of achieving ,some end”. Bayangkan bahwa jumlah kelompok itu banyak, begitu juga jumlah tujuan itu banyak dan cara mencapainya pula. Dalam buku Foundations of Psychology itu dinyatakan bahwa seorang pem.impin yang sukses tergantung dua syarat dalam garis besarnya.


Pertama, bahwa pemimpin itu “must share the values, attitudes and


interests of the group. This psychological similarity is necessary for


the identification of the followers with the leaders” .


Syarat kedua, adalah bahwa kualitas pemimpin itu lebih tinggi dari para pengikutnya, akan tetapi tetap bersifat komunikatif dengan yang dipimpinnya.


Mengingat masalah kepemimpinan adalah masalah yang sudah tua umurnya, maka wajarlah kalau terdapat sejumlah tokoh ilmu perigetahuan yang raendalaminya. Juga di Indonesia hal ini berkembang relatif pesat, apalagi setelah kita memproklamasikan kemerdekaan pada tanggal 17 Agustus 1945. Sejak itu perhatian kita sebagai bangsa relatif besar dalam hal ini, balk secara teoritis maupun secara praktis.


Para penulis buku kepemimpinan di Indonesia, antara lain seperti Drs. Wahyo Sumidjo, Prof. Pamudji, Ir. Suyamto, dan Iain-lain, dalam gar is besarnya membahas tentang definisi kepemimpinan. Mereka telah mengutip dan atau menterjemahkan hasil rumusan para tokoh senior asing dalam hal ini, misalnya seperti:


1) Ralph Mtogdill (1950)


Leadership is a process of ipfluencing the activities of an organized group in


its task of goal setting and goal achievement”.


2) Fred E, Fiedler (1967)


“Leadership is the process of influencing group activities toward goal setting



2. Pendekatan Studi Kepemimpinan



Untuk mempelajari kepemimpinan menggunakan tiga pendekatan. Pendekatan pertama bahwa kepemimpinan itu tumbuh dari bakat, kedua kepemimpinan tumbuh dari perilaku. Kedua pendekatan diatas berasumsi bahwa seseorang yang memiliki bakat yang cocok atau memperlihatkan perilaku yang sesuai akan muncul sebagai pemimpin dalam situasi kelompok ( organisasi ) apapun yang ia masuki. Pendekatan yang ketiga bersandar pada pandangan situasi ( situasionar perspective ) pandangan ini berasumsi bahwa kondisi yang menentukan efektifitas pemimpin. Efektifitas pemimpin bervareasi menurut situasi tugas yang harus diselesaikan, keterampilan dan pengharapan bawahan lingkungan organisasi dan pengalaman masa lalu pemimpin dan bawahan. Dalam situasi yang berbeda prestasi seorang pemimpin berbeda pula, mungkin lebih baik atau lebih buruk. Pendekatan ini memunculkan pendekatan kontingensi yang menentukan efektifitas situasi gaya pemimpin.

3. Pendekatan Sifat-Sifat Kepemimpinan



Kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan yaitu para teoritis kesifatan. Bahwa pemimpin mempunyai sifat dan cirri tertentu.
Untuk mengenali karakteristik atau ciri pribadi dari para pemimpin, para psikolog mengadakan penelitian. Mereka berpandangan bahwa pemimpin ini dilahirkan bukan dibuat. Secara alamiah bahwa orang yang mempunyai sifat kepemimpinan adalah orang yang lebih agresif. Lebih tegas, dan lebih pandai berbicara dengan orang lain serta lebih mampu dan cepat mengambil keputusan yang akurat. Pandangan ini mempunyai implikasi bahwa jika ciri kepemimpinan dapat dikenali. Maka organisasi akan jauh lebih canggih dalam memilih pemimpin. Hanya orang-orang yang memiliki ciri-ciri kepemimpinan sajalah yang akan menjadi manajer, pejabat dan kedudukan lainnya yang tinggi.
Ukuran dalam pencarian ciri kepemimpinan menggunakan dua pendekatan 1) membandingkan bawahan dengan pemimpin 2) membandingkan ciri pemimpin yang efektif dengan yang tidak efektif.

4. Perilaku Pemimpin



1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan


Perilaku pemimpin mempunyai dua aspek yaitu fungsi kepemimpinan (style leadership). Aspek yang pertama yaitu fungsi-fungsi kepemimpinan menekankan pada fungsi-fungsi yang dilakukan pemimpin dalam kelompoknya. Agar berjalan efektif, seseorang harus melakukan dua fungsi utama yaitu : 1) fungsi yang berkaitan dengan pemecahan masalah dan 2) fungsi-fungsi pemeliharaan (pemecahan masalah sosial). Pada fungsi yang pertama meliputi pemberian saran pemesahan dan menawarkan informasi dan pendapat. Sedangkan pada fungsi pemeliharaan kelompok meliputi menyetujui atau memuji orang lain dalam kelompok atau membantu kelompok beroperasi lebih lancar.


2. Gaya-gaya Kepemimpinan


Pada pendekatan yang kedua memusatkan perhatian pada gaya kepemimpinan. Gaya kepemimpinan meliputi 1) Gaya dengan orientasi tugas dan 1) Gaya berorientasi dengan karyawan. Pada gaya yang pertama pemimpin mengarahkan dan mengawasi melalui tugas-tugas yang diberikan kepada bawahannya secara tertutup, pada gaya ini lebih memperhatikan pelaksanaan pekerjaan daripada pengembangan dan pertumbuhan karyawan. Sedangkan gaya yang berorientasi pada karyawan lebih memperhatikan motivasi daripada mengawasi, disini karyawan diajak untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan melalui tugas-tugas yang diberikan.



5. Teori X Dan Teori Y Dari McGregor



Douglas McGrogor mengemukakan strategi kepemimpinan efektif dengan menggunakan konsep manajemen partisipasi. Konsep ini terkenal karena menggunakan asumsi-asumsi sifat dasar manusia. Pemimpin yang menyukai teori X cenderung menyukai bergaya kepemimpinan otoriter dan sebaiknya seorang pemimpin yang menyukai teori Y lebih cenderung menyukai gaya kepemimpinan demokratik.

Penelitian Di Universitas Ohio State Dan Michigan


Di universitas Ohio State, para peneliti mencoba mempelajari efektifitas dari perilaku kepemimpinan untuk menentukan mana yang paling efektif dari kedua



Pendekatan Situasional “ Contingency”


Pendekatan ini menggambarkan tentang gaya kepemimpian yang tergantung pada faktor situasi, karyawan, tugas, organisasi dan variabel lingkungan lainnya. Mary Parker Follectt mengatakan bahwa ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kepemimpinan yaitu 1) pemimpin, 2) bawahan 3) Situasi juga pemimpin harus berorientasi pada kelompok.






Sumber:


http://www.scribd.com/doc/22456149/Pengertian-Kepemimpinan
http://id.wikipedia.org/wiki/Kepemimpinan